Terms & Conditions

for the JCI European Conference 2012 in Braunschweig, Germany

(Version 03/2012)

The JCI European Conference 2012 in Braunschweig, Germany (hereinafter referred to as“JCI EC 2012”) is organized by European Conference Braunschweig GmbH (hereinafter referred to as “ECB”).

1. Conference Registration

By his/her registration to the JCI EC 2012 the participant recognizes, acknowledges and accepts these Terms & Conditions of the JCI EC 2012 of ECB.

The registration fee includes full admission to all JCI EC 2012 activities, conference materials and meals, unless otherwise announced. Transportation to and from JCI EC 2012 and accommodation is not included.

The registration fees (including VAT) for one participant shall be determined by his/her time of application and payment as follows, provided, however, only the receipt of the registration form and the full payment of the fee by ECB shall matter:

Should one period be missed, the next applicable fee will be charged automatically. The registration is only valid and will only be confirmed upon receipt of the full payment of the respective fee. The registration fees listed above are also valid for senators, observers, and spouses.

For infants and children (as long as registered with at least one delegate) the registration fees are as follows:

The registration requires also the submission of a picture of the participant to ECB, which shall be used and shown by ECB in the participants register, on the homepage of JCI EC 2012 and on the admission badge. The participants guarantees to ECB, such picture is free and clear of any third party rights and declares his / her consent to the use of the picture as described above.

2. Group Registration

Registrations for more than ten (10) participants can be handled separately as a group booking. Please contact the JCI EC 2012 Administration Department for further details and arrangements.

3. Methods of Payment

Registration is only valid after the fee is fully paid. Payment should be made in EUR (Euros) only, using either a credit card (Visa, MasterCard etc.) through the online secure payment system or PayPal system as provided on the website of the JCI EC 2012 (http://www.jciec2012.eu).

Please note that prices stated do not include transaction fees, which must be paid by the participants.

Your credit card information will not be given to third parties. ECB will not save your credit card information for any purpose and will not keep it in any computerized file.

Payments/Bank transfers to ECB are to be made to:

Please make sure you state your full name.

4. Letter of Invitation

Individuals requiring an official Letter of Invitation can request one during the registration process. To receive a Letter of Invitation, participants must first register to the Conference and make the full payment. Letters of Invitation will not be sent after 15 May, 2012.

The Letter of Invitation does not financially obligate ECB in any way. All expenses incurred inrelation to the JCI EC 2012 and the Letter of Invitation remain the sole responsibility of and shall be solely borne by the participant.

5. Visa Requirements

It is the sole responsibility of the participant to take care of his/her visa requirements. Participants who require an entry visa must allow sufficient time for the application procedure. Participants should contact their nearest embassy or consulate to determine the appropriate timing of their visa applications.

ECB will not directly contact embassies and consulates on behalf of visa applicants. If and to the extent, the visa was applied for in time, and an official proof of the embassy confirming that a visa could not be granted, ECB shall refund the registration fee minus a handling fee of 50,00 EUR within 30 days after receipt of sufficient proof thereof.

6. Certificate of Attendance

A Certificate of Attendance will be made available for all the participants of JCI EC 2012.

7. Invoice

During the registration process, an invoice will be made available for the participant. Once an invoice has been issued, no name changes will be allowed to that registration.

8. Registration Name Change

If you are unable to attend the JCI EC 2012, you may change the name registered in your registration in favor of another participant at no extra charge within notice to ECB by no later than 13 April, 2012. After 13 April, 2012 every name change will be charged with a handling fee of 15,00 EUR. Only one name change per registration will be accepted.

9. Badge Collection

Participants must present a picture ID at the registration counter as proof of their registration in order to collect their admission badge. The admission badge shall show the picture of the participant. Section 1 paragraph 6 shall apply.

10. Lost Name Badge

The name badge must be worn at all times during the JCI EC 2012. Access to the JCI EC 2012 will not be granted without a proper name badge. If a participant looses, misplaces or forgets the name badge, a handling fee of 15,00 EUR will be charged for a new name badge. Upon handing out a new name badge, the lost badge will become invalid.

11. Registration Cancellation Policy

Notification of cancellation must be notified to ECB. The notification must include all the relevant information regarding the bank account to which a possible refund may be sent to, including IBAN/BIC codes.

If the notification of cancellation is received before the Early Bird Fee registration deadline (30 June, 2011), 95% of the paid registration fee will be refunded.

Thereafter, up to thirty (30) days before the Opening Ceremony, 50% of the paid registration fee will be refunded.

Thereafter, up to ten (10) days before the Opening Ceremony, 25% of the paid registration fee will be refunded.

There is no refund for cancellation less than 10 days to the Opening Ceremony.

A handling fee of 15,00 EUR will be charged to all refunds. No other charges or fees apart from the registration fee will be refunded. The participant is expressly permitted to show that damage or decrease in value has either not occurred or is substantially less than the aforetime mentioned lump sums.

12. Refunds

Please allow four (4) weeks to process your refund once ECB has received your notification of cancellation. The refund will be credited to the bank account submitted by the participant. Bank transfer costs must be paid by the participants. No refunds will be given for unattended events or early termination of attendance.

13. Modification of the Conference Program

The JCI EC 2012 Conference Program is subject to changes. ECB reserves the right to modify the program, which is published as an indication only, as amendments to the content and/or speakers may be necessary. Any substitutions or alterations will be updated on the website as soon as possible.

14. Legal Disclaimer

Views expressed by speakers and trainers are their own. ECB acknowledges no responsibility for any advice given, or views expressed, by any speaker at the event or in any documentation provided to delegates or participants.

ECB is neither responsible for any opinion or information given on the websites to which links have been placed on JCI EC 2012 website nor responsible for privacy policies and personal data treatment given by these external websites.

ECB shall only be liable for damages resulting from grossly negligent or willfully misconducted disregard of the diligence of a prudent businessman, provided, however, the damage is not resulting from a breach of an obligation, whose completion is essential for the duly implementation of the contract and on whose adherence the contracting party can therefore rely on.

The preceding disclaimers do not apply in case of injuries of personal health or death. As far as the liability is limited, this also applies to the actions or omissions of ECB´s directors, officers, servants, contractors, sub-contractors, assistants, vicarious agents (Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen) or any other persons acting on behalf of ECB.

15. Data Protection and Sharing of Contact Details

The acquisition, handling (which includes saving data, changes, transmission, blocking and erasing) and utilization of all personal registration data is executed within the guidelines of the effective data protection regulations.

Please read the Privacy Policy carefully for further details.

The participant declares his/her consent to the use of his/her name and LOM on the website and in the register of participants of JCI EC 2012.

16. Cancellation of the Conference

In the event that the JCI EC 2012 cannot be held or is postponed due to events beyond the control of ECB (force majeure) or due to events which are not attributable to wrongful intent or gross negligence of ECB, ECB cannot be held liable by participants for any damages, costs, or losses incurred, such as transportation costs, accommodation costs, financial losses, etc.

Under these circumstances, ECBs responsibility shall be limited to refunding the registration fee to the participant. Costs already incurred by the organization of the JCI EC 2012, and which could not be recovered from third parties, will not be reimbursed to participants.

17. Inquiries

For any inquiries regarding the registration process, please contact: This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it

Terms and Conditions

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Allgemeine Geschäftsbedingungen

für die JCI Europakonferenz 2012 in Braunschweig, Deutschland

(Version 03/2012)

Die JCI Europakonferenz 2012 in Braunschweig (im Folgenden “JCI EC 2012”) wird von der European Conference Braunschweig GmbH (im Folgenden “ECB”) organisiert.

1. Anmeldung zur Konferenz

Mit seiner Anmeldung akzeptiert und bestätigt der Teilnehmer/die Teilnehmerin (nachfolgend „Delegate“) diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Die Teilnahmegebühr enthält, soweit nichts anderes angegeben ist, den vollen Zugang zu allen Aktivitäten, Konferenzunterlagen und Mahlzeiten von JCI EC 2012. An- und Abreise zur bzw. von der JCI EC 2012 sowie Unterkunft sind nicht enthalten.

Die Höhe der Teilnahmegebühr für einen Delegate ist nach Anmeldung und Zahlung der Gebühr, wobei jeweils der vollständige Eingang bei ECB entscheidet, wie folgt gestaffelt:

Wird ein oben genannter Zeitpunkt verpasst, wird die entsprechend nächste Gebühr berechnet. Die Anmeldung ist nur dann gültig und wird nur dann bestätigt, wenn die entsprechende Gebühr vollständig eingegangen ist. Die oben genannten Gebühren gelten auch für Senatoren, Gäste und Partner.

Für Minderjährige und Kinder gelten (sofern sie zusammen mit zumindest einem Delegate angemeldet werden) die folgenden Anmeldegebühren:

Zur Anmeldung ist ein Bild des entsprechenden Delegate notwendig, das gespeichert und im Teilnehmerregister, auf der Homepage der JCI EC 2012 und auf dem Teilnehmerausweis wiedergegeben wird. Der Delegate versichert ECB, dass das Bild unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird und frei von Rechten Dritter ist und erklärt das Einverständnis mit den oben genannten Verwendungen des Bildes.

2. Gruppenanmeldung

Anmeldungen für mehr als zehn (10) Delegates können separat als Gruppenanmeldungen behandelt werden. Bitte wenden Sie sich bezüglich weiterer Details und Buchungspakete an die ECB.

3. Zahlungsbedingungen

Die Anmeldung ist erst nach vollständiger Bezahlung der Anmeldegebühr gültig. Zahlungen sind nur in EUR (Euro) zulässig, entweder per Kreditkarte (Visa, MasterCard, etc.), über das Online-Zahlungssystem oder PayPal auf der JCI EC 2012-Webseite.

Die angegebenen Preise enthalten keine Überweisungskosten, diese sind von den Teilnehmern zu tragen.

Die Kreditkarteninformationen werden Dritten nicht zugänglich gemacht. ECB speichert keinerlei Kreditkarteninformationen und hält sie auch nicht in einer Datei vor.

Banküberweisungen an die ECB sind an das folgende Konto zu richten:

Bitte geben Sie Ihren vollständigen Namen an.

4. Einladungsbrief

Delegates, die einen offiziellen Einladungsbrief benötigen, können diesen während des Anmeldeprozesses beantragen. Um einen Einladungsbrief zu erhalten, sind zunächst die Anmeldung zur Konferenz durchzuführen und die Zahlung zu leisten. Es werden keine Einladungsbriefe nach dem 15. Mai 2012 verschickt.

Der Einladungsbrief führt zu keinerlei finanzieller Verpflichtung seitens ECB. Alle Ausgaben in Bezug auf die JCI EC 2012 und den Einladungsbrief bleiben in der Verantwortung der eingeladenen Person und werden von ihr getragen.

5. Visa-Erfordernisse

Es liegt in der Verantwortung des Delegate, die Visavorschriften einzuhalten.Visumspflichtige Personen müssen hinreichend Zeit für das Anmeldeverfahren einplanen. Es wird empfohlen, die nächstgelegene Botschaft bzw. das nächstgelegene Konsulat zu kontaktieren, um die richtige zeitliche Planung zu erfahren.

Die ECB tritt nicht für Visumsbewerber mit Konsulaten und Botschaften in Kontakt.

Kann ein Delegate an der JCI EC 2012 mangels Visumserteilung nicht teilnehmen, erstattet ECB die Teilnahmegebühr abzüglich einer Bearbeitungsgebühr von 50 EUR innerhalb von 30 Tagen nach entsprechendem Nachweis des Delegate, dass das Visum rechtzeitig beantragt und durch die Botschaft offiziell verweigert wurde.

6. Teilnahmebestätigung

Alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen erhalten eine Teilnahmebestätigung.

7. Rechnung

Im Rahmen des Anmeldeverfahrens wird eine Rechnung bereitgestellt. Nach Ausstellen der Rechnung sind Namensänderungen für die Anmeldung ausgeschlossen.

8. Registrierung von Namensänderungen

Wer nicht in der Lage ist, an der JCI EC 2012 teilzunehmen, kann den auf der Anmeldung registrierten Namen zugunsten eines Dritten kostenfrei durch Nachricht an die ECB ändern, sofern die Nachricht spätestens am 13. April 2012 bei ECB eingeht. Ab dem 13. April 2012 wird für die Namensänderung eine Bearbeitungsgebühr von 15,00 EUR erhoben. Es wird nur eine Namensänderung pro Anmeldung akzeptiert.

9. Konferenzausweise

Alle teilnehmenden Personen müssen einen mit Bild versehenen Identitätsnachweis am Registrierungsschalter vorweisen, um den Konferenzausweis zu erhalten. Der Konferenzausweis wird mit einem Bild des Delegate versehen. Ziffer 1 Abs. 6 gilt entsprechend.

10. Verlorene Konferenzausweise

Der Konferenzausweis ist während der gesamten JCI EC 2012 zu tragen. Ohne Konferenzausweis ist kein Zutritt zur JCI EC 2012 möglich. Verliert, verlegt oder vergisst ein Delegate den Konferenzausweis, wird eine Bearbeitungsgebühr von 15,00 EUR für einen neuen Konferenzausweis erhoben. Mit Aushändigung des neuen Konferenzausweises wird der vorherige Konferenzausweis ungültig.

11. Stornierungen

Stornierungen der Anmeldung müssen der ECB unter Angabe aller relevanten Informationen für etwaige Rückerstattungen enthalten, insbesondere die Bankverbindung einschließlich IBAN/BIC.

Bei Stornierung vor dem Ende der Frühbucherfrist werden 95% der Anmeldegebühr erstattet.Danach und bis dreißig (30) Tage vor der Eröffnungszeremonie werden 50% der Anmeldegebühr erstattet. Danach und bis zehn (10) Tage vor der Eröffnungszeremonie werden 25% der Anmeldegebühr erstattet. Spätere Stornierungen berechtigen zu keiner Erstattung.

Bei allen Erstattungen fällt eine Bearbeitungsgebühr von 15,00 EUR an. Andere Beträge als die Anmeldegebühr werden nicht erstattet. Es bleibt der teilnehmenden Person ausdrücklich vorbehalten zu beweisen, dass der Schaden oder Wertverlust entweder nicht eingetreten oder wesentlich geringer ist als die oben stehenden Beträge.

12. Erstattung

Der Zeitraum für die Rückerstattung ist vier (4) Wochen nach Empfang der Stornomitteilung durch die ECB. Der Rückerstattungsbetrag wird dem vom Delegate genannten Bankkonto gutgeschrieben. Bankgebühren trägt der Delegate.

Eine vorzeitige Beendigung der Konferenzteilnahme oder verpasste Veranstaltungen berechtigen zu keiner Erstattung.

13. Veränderungen im Konferenzprogramm

Das Programm der JCI EC 2012 kann geändert werden. ECB behält sich Änderungen des Programmes ausdrücklich vor, da Änderungen an Inhalt und/oder Vortragenden notwendig werden können. Änderungen werden sobald wie möglich auf der Internetseite bekannt gemacht.

14. Haftungsausschluss

Äußerungen der Vortragenden und Trainer sind deren Ansichten. Die ECB übernimmt weder Haftung für Ratschläge oder Äußerungen der Vortragenden der JCI EC 2012 noch für die den Delegates ausgehändigten Unterlagen.

Die ECB ist weder für Meinungen und Informationen auf Internetseiten, die mit der JCI EC 2012-Internetseite verlinkt sind, noch für die Einhaltung des Datenschutzes auf diesen externen Internetseiten verantwortlich.

ECB haftet nur für eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Außerachtlassung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns, soweit sich der eingetretene Schaden nicht auf der Verletzung einer Hauptpflicht beruht, die für die Vertragserfüllung wesentlich ist und auf deren Erfüllung die vertragsschließende Partei vertrauen kann (Kardinalspflichtverletzung).

Die vorstehenden Haftungsausschlüsse gelten nicht im Falle der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Soweit die Haftung ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch für die Erfüllungs- oder Verrichtungsgehilfen von ECB oder jede andere Person, die im Namen der ECB handelt.

15. Datenschutz und Austausch von Kontaktdaten

Die Erfassung, Handhabung (Speichern, Ändern, Übermitteln, Blockieren und Löschen von Daten) und Verwendung der persönlichen Anmeldedaten erfolgt im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen.

Details finden sich in der Privacy Policy.

Der Teilnehmer ist damit einverstanden, dass sein Name und sein Heimatkreis auf der Homepage und im Teilnehmerverzeichnis der JCI EC 2012 aufgelistet werden.

16. Konferenzabsage

Kann die JCI EC 2012 aufgrund von Ereignissen, die nicht in der Macht der ECB stehen (höhere Gewalt) oder aufgrund von Ereignissen, die nicht auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit der ECB beruhen, nicht abgehalten werden oder muss sie verschoben werden, so ist eine Haftung der ECB für Schäden, Kosten oder Verluste, wie Reisekosten, Unterbringungskosten, finanzielle Verluste, etc., ausgeschlossen.

Unter den genannten Umständen erschöpft sich die Verpflichtung der ECB auf die Erstattung der Anmeldegebühr. Kosten für die Organisation der JCI EC 2012, die von Dritten uneinbringbar sind, werden nicht zurückerstattet.

17. Kontakt

Für sämtliche Fragen hinsichtlich des Anmeldeverfahrens kontaktieren Sie bitte: info@jciec2012. eu

Allgemeine Geschäftsbedingungen

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